Migrar cuentas de correo a otro hosting

El otro día estuvimos viendo como migrar WordPress de un hosting a otro. Hoy vamos a ver como migrar cuentas de correo de un hosting a otro. No solo debemos migrar el hosting puesto que si las cuentas de correo siguen en el antiguo proveedor, podríamos perder los correos antiguos hasta que los rescatemos.

¿Qué necesitamos para migrar cuentas de correo a otro hosting?

  • Usuario y contraseña de las cuentas de correo a migrar
  • Saber la dirección del servidor de los correo o dirección IP donde están alojadas
  • Uso de un software para automatizar u Outlook para generar una copia local y luego importarla.
  •  Mucha paciencia

Paso 1 – Analiza cuantas cuentas de correo tienes actualmente

migrar cuentas de correo a otro hosting analisisPara migrar cuentas de correo a otro hosting, debes conocer primero cuantas tienes y cuanto espacio en disco están ocupando en el servidor original. Imagina que por un segundo tu hosting primario tiene capacidad de 50GB de espacio de los cuales, 40GB los estando usando los correos. Si migras a un hosting de 40GB te vas a quedar sin espacio para la página web. Por eso tienes que calcular cuantas cuentas de correo tienes y cuanto ocupan para poder migrarlas.

Paso 2 – Ten a mano un listado de las cuentas de correo para migrar a otro hosting

migrar cuentas de correo a otro hosting listaEn el proceso de migración de cuentas de correo a otro hosting es muy probable que pierdas contraseñas por el camino puesto que los buzones del nuevo servidor pueden tener contraseñas diferentes, etc… mejor apuntarse las contraseñas para que cuando migremos las cuentas de correo sea un proceso exitoso. Así nos evitamos duplicidades y que todo vaya bien. Te aconsejo que las contraseñas de los nuevos buzones sean las mismas que las del antiguo.

Paso 3 – Migrar cuentas de correo a otro hosting

Como te decía, existen varias formas de hacerlo; migrar cuentas de correo manualmente y migrar cuentas de correo ‘automaticamente’. La diferencia de un método a otro va por gustos, en mi caso prefiero hacerlo de la forma manual puesto que así me aseguro tener una copia en mi ordenador aunque el proceso sea algo más largo. Si tienes muchas cuentas y poco tiempo, entonces usa el programa que veremos en la versión ‘automática‘.

Migrar cuentas a otro hosting de forma ‘automática’

Lo primero que tendrás que hacer es descargar el programa IMAPSize, un software de escritorio para Windows totalmente gratuito y muy fácil de usar. La puedes bajar haciendo click aquí. Se empezará a descargar el programa, lo instalas haciendo click en ‘siguiente’ todo el rato. Una vez instalado, ábrelo y verás que la interfaz es muy singular. Lo primero que tienes que hacer es sincronizar la cuenta de correo electrónico original al programa. Para ello haz click en “Account” > “New

migrar cuentas de correo a otro hosting imapsize añadir cuenta

Tras abrir el asistente para configurar una cuenta de correo, nos saldrá una pequeñita ventana como la siguiente que debemos rellenar como este ejemplo:

migrar cuentas de correo a otro hosting configurando imapsize crear cuenta

Este sería el ejemplo de una cuenta de importación de cuenta que queremos respaldar para replicarlo en otro dominio, aunque puede ser una migración entre cuentas del mismo dominio. En este caso yo voy a replicar el contenido que hay en origen@migraraotrohosting.com a destino@migraraotrohosting.com. En la cuenta de correo “origen” hay cinco correos de prueba que he creado yo. Lo importante es saber que datos debemos poner en este caso en el asistente de configuración. Te lo explico:

  • Account: Escribe el correo electrónico de origen que quieres copiar los correos o un nombre identificable para después.
  • Username: Escribe el correo electrónico de origen que quieres copiar los correos.
  • Password: Pon tu contraseña del correo electrónico.
  • Server: Pon el servidor de correo entrante (IMAP) que te especificó tu proveedor de alojamiento de origen
  • ¿Use secure connection?: Si tu hosting trabaja con TLS/SSL puedes marcarlo. Si lo marcas, el puerto por defecto es el 993 y si no, será el 143 el que se use para conexiones no seguras.

Tras darle a ‘OK‘, si todo ha ido bien tienes que comprobar que se hayan sincronizado los correos bien. Para ello debes ir al menú superior del programar e ir a “Account” > “Check Size“.

migrar cuentas de correo a otro hosting añadir cuenta config checksize

Espera unos segundos. Si todo ha ido bien, pronto empezará a cargar una barra en la parte inferior derecha del programa que te dirá que está recopilando datos en inglés y posteriormente te retornará un resultado como el que verás a continuación con todas las bandejas y carpetas que ha encontrado el programa:

migrar cuentas de correo listado de correos check size

Como puedes observar, la configuración ha sido todo un éxito y el programa nos despliega un listado con las carpetas encontradas con los correos que existen dentro. Como te dije, en origen@migraraotrohosting.com ya me envié 5 correos desde una cuenta de correo diferente. Como puedes ver, en la carpeta INBOX me dice que hay 5 mensajes los cuales son los siguientes:

migrar cuentas de correo listado de correos en la cuenta de origen

Ahora lo que tienes que hacer es repetir el proceso con la cuenta de destino (destino@migrarotrohosting.com), si todo va bien debería cargar bien las carpetas pero sin ningún correo dentro ya que el buzón de destino está en blanco. Al menos la mía que la he preparado para este tutorial. Tú puedes tener correos ya en la cuenta de destino. Bien, tras configurar la cuenta de correo de destino obtengo esto:

migrar cuentas de correo listado de correos en la cuenta de destino

Lo tienes todo preparado ahora para empezar a migrar cuentas de correo desde origen@migraraotrohosting.com hasta destino@migraraotrohosting.com. El siguiente paso es crear una copia interna en el programa para pasarla desde origen a destino. Para hacer esto tienes que ir al desplegable de cuentas de correo configuradas y escoger la cuenta de origen (origen@migraraotrohosting.com) e ir a “Account” > “Account backup“.

Se mostrará un asistente en el que tienes que seleccionar que carpetas quieres hacer una copia, en este caso como queremos hacer una copia integra de “origen” marcamos todas las casillas que nos muestre el asistente:

migrar cuentas de correo a otro hosting desde cuenta de origen

Tras marcarlos, pulsa en el botón “Backup” que está en negrita. Te saldrá un mensaje comunicando que se ha hecho una copia con éxito. Ahora tienes que canalizar esa copia a la cuenta de destino destino@migraraotrohosting.com. Manteniendo el desplegable con la cuenta de “origen”, ve ahora a “Account” > “Restore backup” y saldrá una venta como esta:

migrar cuentas de correo a otro hosting asistente migracion

Como ves, en el primer desplegable marcado en rojo solo nos deja elegir “origen” pues es la única cuenta que dispone de una copia de seguridad. En el desplegable de la derecha seleccionamos la cuenta de destino, en este caso la de destino@migraraotrohosting.com. Marcamos las casillas de las carpetas que queremos restaurar y le damos a “Restore”. Le damos que sí a todo y ¡Voilá! Si todo ha salido bien deberíamos recibir este mensaje:

migrar cuentas de correo a otro hosting configuracion exito

Parece que todo ha ido como la seda. Lo que tienes que hacer ahora es verificar que en destino@migraraotrohosting.com (tu cuenta de destino) estén los correos volcados correctamente en sus respectivas carpetas. Yo lo he hecho en mi caso y este es el resultado:

migrar cuentas de correo a otro hosting cuenta de destino configurada

Efectivamente puedes comprobar que las cuentas de correo han sido importadas correctamente. ¿Ves qué fácil ha sido?. ¿O te has perdido? En ese caso mi compañero ha preparado un video donde explica muy bien visualmente cómo migrar cuentas de correo a otro hosting en YouTube. Te dejo el vídeo:

Video explicando como migrar cuentas de correo a otro hosting

Migrar cuentas de correo de forma manual

En caso de que necesites migrar cuentas de correo a otro hosting de forma manual y tener un único archivo .pst portable, te animo a seguir viendo este tutorial. Para ello emplearemos un programa de gestión de correo como puede ser Microsoft Outlook.

Voy a hacer este tutorial con la misma dinámica de ejemplos, con las cuentas de correo origen@migraraotrohosting.com y destino@migraraotrohosting.com. En el primer buzón siguen habiendo 5 correos y en la cuenta de destino no habrá ninguno (los borraré del ejemplo anterior).

1 – Configura la cuenta de correo de origen en Outlook

migrar cuentas de correo a otro hosting agregar cuenta de correo outlookLo primero que tienes que hacer es abrir Outlook e ir a la sección de herramientas para configurar la cuenta de correo.

Para ello acude a la parte superior izquierda y haz click en “Archivo” > “Configuración de la cuenta” como puedes ver en esta imagen. A continuación se abrirá un nuevo asistente como este:

migrar cuentas de correo a otro hosting asistente crear cuenta de correo

En esta imagen ves como ya existe una cuenta llamada testing@migraraotrohosting.com, no te preocupes, es solo una prueba anterior. Para migrar una cuenta de correo lo que tienes que hacer es exportar los correos de la cuenta de correo a nuestro ordenador. En esta misma ventana, click en “Nuevo…“. Se abrirá nuevamente otro asistente:

migrar cuentas de correo a otro hosting asistente crear cuenta outlook

En esta venta escribe tu cuenta de correo electrónico de origen y haz click en “opciones avanzadas” > “permitirme configurar la cuenta manualmente“, no en conectar. Tras ello te saldrá una ventana preguntándote que tipo de conexión quieres usar.

migrar cuentas de correo a otro hosting tipo cuenta asistente outlook

Puedes elegir si quieres POP3 o IMAP (¿Aún no sabes la diferencia entre IMAP y POP3?). Yo voy a escoger la configuración de IMAP, aunque para este caso podrías coger la que quieras puesto que te va a generar la copia de correo de igual forma. Al fin y al cabo vamos a conseguir generar un .PST pero está bien que entiendas la diferencia. Tras hacer click en “IMAP“, saldrá un asistente como este:

En esta sección debes rellenar los campos con los datos de configuración de la cuenta de correo de tu proveedor de alojamiento web. Si no los tienes, no te preocupes, habla con tu proveedor y te los dará sin problema alguno. En función de si tu web soporta TLS/SSL tendrá unos valores u otros. Tu proveedor te lo comunicará igualmente. Hacemos click en “Siguiente“.

migrar cuentas de correo a otro hosting agregar cuenta outlook contraseña

migrar cuentas de correo a otro hosting exportar cuenta de correoRellena el campo con la contraseña de tu correo electrónico, si todo ha ido bien debería salir a continuación un mensaje de éxito. ¡Enhorabuena! Acabas de configurar tu cuenta de correo electrónico para migrar la cuenta de correo a otro hosting.

Ahora solo queda exportar esos correos para importarlos a la cuenta de destino. Para ello ve de nuevo a “Archivo” > “Abrir y exportar” > “Importar o exportar“. Se abrirá un nuevo asistente, en él tienes que seleccionar “Exportar un archivo” ya que lo que nos interesa es hacer una copia en nuestro ordenador.

migrar cuentas de correo a otro hosting exportar asistente

Ahora haz clik en “Siguiente” por defecto todo el rato, llegará un momento en el que te pregunte la ubicación en la que quieres guardar el archivo .PST para migrar cuenta de correo a otro hosting. Guárdala en el escritorio, es lo más accesible. Por último te preguntará el asistente si quieres encriptar la copia de seguridad con una contraseña. Eso queda a tu gusto. ¡Y ya está! ¡Ya tienes la copia de seguridad en formato .PST lista para migrar la cuenta de correo a otro hosting en tu ordenador!

2 – Configura la cuenta de correo de destino en Outlook

Ahora lo que tienes que hacer es lo mismo que el paso anterior de configuración de la cuenta de correo e importar la copia de correo que hiciste en formaro PST y ya estaría migrada la web. Te enseño como importar ese .PST a la cuenta de correo de electrónico de destino.

Al igual que accediste en su momento a exportar, ahora tenemos que ir a la misma sección pero en vez de marcar “Exportar a un archivo” lo que tienes que marcar es “Importar de otro programa o archivo” como puedes ver en la imagen:

migrar cuentas de correo a otro hosting importar asistente

Inicia el proceso de importación haciendo click en “Siguiente” todo el rato. Habrá un momento que te pregunte el programa donde está el .PST donde hicimos la copia de seguridad en su momento por lo que si me hiciste caso, debe estar en el escritorio (donde te recomendé guardarlo). Seleccióna el archivo .PST y haz click en siguiente dejando todo como está. Ahora te dirá en que cuenta de correo de destino quieres importar los correos. Selecciona la cuenta y deja todo por defecto, espera y…

¡Voilá, la migración de la cuenta de correo ha sido realizada con éxito! Los correos electrónicos y carpetas empezarán a sincronizarse en el servidor.

Conclusiones de migrar cuentas de correo a otro hosting

Es un proceso bastante más fácil que migrar una web, incluso aunque el nombre de dominio de destino sea diferente. Gracias a softwares de terceros podemos hacer migración de cuentas de correo a otro hosting de forma muy sencilla. Aún así no deja de existir un pequeño porcentaje de error a la hora de configurar las cuenta de correo. Si son cuentas personales o no hay información sensible, siempre puedes volver atrásy comenzar. Pero si hablamos de cuentas grandes y voluminosas hay que tener mucho cuidado.

Por eso es mejor que te pongas en contacto con expertos en el tema con nuestro equipo de soporte técnico que son especialistas en ello. No juegues con tu información y deja que te podamos ayudar a realizar este paso. Llámanos, estamos disponibles las 24 horas del día. Los 365 días del año.

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